Co pomoże mi mieć pod kontrolą wszystkie rzeczy, którymi się zajmuję lub którymi chcę się zająć? Jak wyrobić w sobie nawyk planowania? Co zrobić, gdy zapominam o planowaniu? Jak działać skuteczniej i szybciej wykreślać zadania z listy, z której masz wrażenie nic „nie ubywa’? Jak skupić się na rzeczach najważniejszych? Na te pytania znajdziesz dzisiaj odpowiedź. Dzielimy się z Tobą naszymi najlepszymi, sprawdzonymi technikami, które stosujemy od lat. Dzięki nim wyznaczysz priorytety, przejmiesz kontrolę nad zadaniami, zwiększysz swoją produktywność, a planowanie wejdzie Ci w krew.

1. LISTA PROJEKTÓW I NAJBLIŻSZE DZIAŁANIE.

W trakcie naszej poprzedniej działalności doszłyśmy do etapu gdzie robiłyśmy dużo, różnych rzeczy. Live’y gościnne na portalach i na naszych kanałach, sesje stylizowane, artykuły dla naszego bloga i eksperckie na innych portalach, współprace, konsultacje, spotkanie, własne ebooki, materiały video, newsletter i inne. Było tego od groma! Naszą największą obawą w tym czasie, było to czy o niczym nie zapomnimy, czy nie zaniedbamy jakiegoś projektu, czy przez ilość różnorodnych projektów nie zaprzepaścimy szansy, którą daje każdy z osobna? Różne pytania kołatały się w naszej głowie, wątpliwości. Wiedziałyśmy, że musimy znaleźć lub poznać sposób, system który pozwoli nam opanować wszystkie projekty równolegle. Jako pasjonatki organizacji i planowania mamy spis książek z tej dziedziny, które chcemy przeczytać. I w tamtym czasie wybór padł na Getting Things Done Davida Allena.

Nie wszystko co jest w tej książce uważamy za przydatne teraz, albo przydatne dla nas. Natomiast pewna idea, przesłanie tej książki stało się dla nas bliskie. Dodatkowo to właśnie z niej wyciągnęłyśmy naukę dotyczącą tworzenia LISTY PROJEKTÓW.

W naszym przypadku (bo oczywiście wiele metod, technik modyfikujemy pod siebie) wyglądało to tak, że spisałyśmy WSZYSTKIE projekty zawodowe, związane z GOTOWYMI NA ŚLUB, na kartce oczywiście.

Pod koniec tygodnia, kiedy planowałyśmy następny (sprawdzałyśmy czy nie zostały jakieś zadania, których nie zrealizowałyśmy) dla każdego projektu z LISTY PROJEKTÓW wypisywałyśmy jedno, lub więcej NAJBLIŻSZE DZIAŁANIE na najbliższy tydzień. Jeśli musiało zostać wykonane w konkretnym terminie to od razu nadawałyśmy datę, jeśli nie to po prostu zapisywałyśmy je na kartce, która była jakby załącznikiem do planu tygodniowego.

Teraz ważna rzecz NAJBLIŻSZE DZIAŁANIE to pierwsza czynność którą musisz wykonać w danym zadaniu. Na przykład robisz remont domu, to Twój projekt. Jak myślisz jakie jest najbliższe działanie dla tego projektu? Kiedyś odpowiedziałybyśmy, że np. wynajęcie ekipy. Ale to nie jest takie proste. Bo, żeby wynająć ekipę to trzeba najpierw przyuścćmy popytać wśród znajomych czy mają kogoś do polecenia. Więc pierwszym najbliższym działaniem jest „zadzwonić do Marka i zapytać z kim współpracował przy swoim remoncie”. Jaka jest różnica? Taka, że nie zastanawiając się co się składa na wykonanie zadania, czego potrzebujemy by je zrealizować, często błędnie szacujemy czas realizacji, spóźniamy się, mamy opóźnienia, dochodzi presja i frustracja.

Kiedyś tworząc bloga dla Panien Młodych często mówiłyśmy o tym, że najbliższe działanie to nie jest ZNALEŹĆ FOTOGRAFA, bo to można oszacować w zasadzie na maksymalnie godzinną czynność. A gdzie reaserch? A gdzie wymiana maili? Zadanie pytań? Spotkanie? Podpisanie umowy? Dla nas stosowanie tego no było jak kubeł zimnej wody, i teraz jesteśmy bardziej realistkami w planowaniu, bo wiemy co dokładnie składa się na realizację konkretnego zadania.

Dzięki LIŚCIE PROJEKTY w naszym życiu zawodowym zapanowała harmonia. Miałyśmy nasze przedsięwzięcia pod kontrolą i czułyśmy się niedozatrzymania. NAJBLIŻSZE DZIAŁANIE pozwoliło na stworzenie realistycznego planu. Cały czas, choć w różnym zakresie i formie, korzystamy z tej koncepcji. Jest doskonała właśnie wtedy, gdy prowadzisz kilka ważnych projektów równolegle.

2. ZASADA DWÓCH MINUT.

Również poruszana w książce, którą poleciłyśmy Ci wyżej, ale to nie w niej po raz pierwszy o niej usłyszałyśmy. W każdym razie to jest metoda, która działa…. W 2 minuty. Niebywale zwiększa nasza efektywność, a drobne sprawy do załatwienia stają się błyskawicznie załatwione, nie magazynując się w naszej głowie i zawodnej pamięci.

Zasada jest banalna. Polega na tym, że jeśli jest zadania którego wykonanie trwa 2mminut lub 5 minut maksymalnie, to ZRÓB JEST NATYCHMIAST, w tej chwili w której Ci się przypomniało, lub TERAZ, kiedy czytasz ten artykuł. Zadania, które możesz w tak krótkim czasie nawet nie warto zapisywać w kalendarzu, bo ich wykonanie jest błyskawiczne i możesz zrobić to od ręki.

To mogą być różne zadania, z którymi na przykład zwlekamy. Umówienie się do lekarza, do mechanika. To mogą być krótkie telefony do wykonania. To może być szybkie odpisanie na maila, komentarz, tego typu rzeczy. Czasami są to czynności czysto porządkowe, takie jak wstawienie prania, czy pozmywanie po sobie od razu po posiłku, od razu po przyjściu z pracy rozpakowanie torby i umycie pojemników po posiłkach. To są czynności zajmujące właśnie kilka minut, a ich wykonanie od razu, natychmiast uwalnia naszą głowę od myślenia o tym co jeszcze mamy do wykonania.

Metoda ta wspiera też zbudowanie w sobie takiej postawy osoby, która działa szybko, nie zwleka, nie prokrastynuje, tylko robi rzeczy wtedy kiedy trzeba, kiedy jest ich kolej.

Dla nas zaczęcie korzystania z tej metody było naprawdę dużym krokiem w stronę mistrzowskiej produktywności i skuteczności w działaniu.

3. 3 MIT I CHSS

Długo szukałyśmy idealnego sposoby do tego, określić priorytety, najważniejsze zadania i je wykonać. Stosowałyśmy metodę ABCDE zasięgniętą z książki „Zjedz tę żabę” Briana Tracy’ego, nadawałyśmy rangi, działałyśmy też „na czuja”, całkiem intuicyjnie. Dopiero kiedy Kamila Rowińska pokazała nam 3 MIT I CHSS życie stało się prostsze:)

Bardzo lubimy proste metody, łatwe do wdrożenia i zapamiętania. I ta, taka właśnie jest.

3MIT Most Important Task– to 3 najważniejsze zadania do wykonania danego dnia. Zadania, które na przykład najbardziej wesprą Cię w realizacji celów, albo są najważniejsze z punktu widzenia Twojej zawodowej działalności, jeśli na przykład pracujesz w swojej firmie.

CHSS- to jedno najważniejsze zadanie, które musisz wykonać CHOĆBY SKAŁY SRAŁY. Oczywiście CHSS wybierasz z 3 MIT.

Dla nas ten koncept pozwala właśnie skupić się na najważniejszych dla nas rzeczach. Nawet jeśli wszystkie plany pójdą w łep i będziemy mieć czas na wykonanie jedynego zadania w ciągu dnia, to my wiemy dokładnie które zadanie ma być zrobione. Więc tak czy inaczej będzie postawiony krok do przodu, a najważniejsza sprawa zaopiekowana i zrealizowana.

Czasami ludzie robią różne rzeczy, ciągle są zajęci, a nie robią tego co najważniejsze, tylko to co miłe, przyjemne lub to co ktoś im akurat podrzuci. Serdecznie polecamy tę metodę, daje niesamowite rezultaty, a Tobie da spokój i poczucie, że nawet jeśli nie zrealizowałaś/eś całego planu, to zrobiłaś/eś rzeczy naprawdę dla Ciebie najważniejsze.

4. DZWON UWAŻNOŚCI.

Są czasami czynności, które chcemy, aby stały się naszymi nawyki, by w efekcie ułatwiały nam życie, a my byśmy byli skuteczniejsi i lepiej wykorzystywali swój czas. Natomiast wypracowanie nawyku nie jest takie proste, mimo najszczerszych chęci czasami nie umiemy zapamiętać, wdrożyć jakiejś czynności, która docelowo ma stać się naszym nawykiem. Tutaj przychodzi z pomocą właśnie DZWON UWAŻNOŚCI, czyli najnormalniej w świecie budzik. Nastawiamy go wtedy, kiedy przeczuwamy, że same z siebie nie będziemy o czymś pamiętać, przynajmniej na początku.

Ola: na ten moment stosuję DZWON UWAŻNOŚCI w dwóch przypadkach.

1. Ustawiam go na wieczorną godzinę 21:00 by naszykować sobie ubranie na kolejny dzień, ale tak całkowicie łącznie z bielizną. Kto szukał kiedykolwiek skarpetek (do pary;p) po ciemku ( bo np. partner śpi i nie można go budzić zapaleniem światła) zrozumie jakie to wyzwanie. ;P Przygotowanie ubrania dzień wcześniej naprawdę zaoszczędza mi około 5-8 minut dzienne, cennych minut zwłaszcza rano. Wolę w tym czasie wprowadzać kolejny nawyk, poranną medytację niż gapić się bez pomysłu na szafę pełną ubrań, chociaż ja “i tak nie mam się w co ubrać.”

2. Przerwy w pracy. Mam typowo siedzącą pracę, przy komputerze. W pewnym momencie zaczęło mi to doskwierać i martwić, że przez tyle godzin w zasadzie nie wstaję od biurka. Postanowiłam, że zacznę stosować przerwy, w których będę przez dosłownie 2 minuty ruszać się i robić mini rozgrzewkę. Nawet jeśli wygląda to dziwnie dla kolegów i koleżanek z pracy, to dla mnie jest to priorytet. Robię najprostsze rzeczy, obracam głową, barkami, robię kilka przysiadów, popatrzę w okno i odpocznę od komputera. No ale, oczywiście w pracy, w której dużo się dzieje łatwo zapomnieć o przerwie nawet na kilka godzin. Więc DZWON UWAŻNOŚCI przypomina mi o tym, że muszę wstać i wprawić ciało w ruch.

Ta metoda jest maksymalnie prosta i tak samo skuteczna. Przyda się chociażby w tym, by wypracować w sobie nawyk planowania. Codziennie o 20 (czy o dowolnej godzinie) nastaw budzik dający sygnał „Czas zaplanować kolejny dzień”. Ustaw w ten sposób, by budzik powtarzał się chociaż od poniedziałku do piątku. Zobaczysz efekty, uwierz nam.

5. WYPRACUJ W SOBIE NAWYK PLANOWANIA.

Łatwo się mówi prawda? Jako osoby, które od kilku lat naprawdę systematycznie pracują nad swoimi nawykami, interesują się tym tematem, mają sukcesy i porażki, wiemy, że to wymagający temat. I nie jest łatwo wprowadzić nawyki, te wspierające oczywiście. Ale jest kilka sposobów, które to ułatwiają i tym się z Tobą podzielimy. Temat nawyków jako takich poruszymy w odrębnym wpisie, bo zdecydowanie wymaga swojego odrębnego miejsca na naszym blogu.

Wprowadzenie nawyku planowania jest ważne z punktu widzenia korzyści jakie daje, czyli wspierania nas w realizacji celów. Bez planu i jego realizacji niewiele w naszym życiu może się wydarzyć. A nam nie chodzi o to, żeby działo się cokolwiek, tylko chcemy realizować określone zadania i projekty. Jak najmniej przypadkowości. Co pomoże Ci we wprowadzeniu nawyku planowania?

1. DZWON UWAŻNOŚCI. Tak dokładnie, ten sam o którym pisałyśmy wyżej. Jeśli naprawdę trudno Ci jest pilnować tego żeby na przykład co wieczór zaplanować kolejny dzień, lub co tydzień stworzyć plan na nadchodzący tydzień, DZWON UWAŻNOŚCI będzie Twoim sprzymierzeńcem. Nastaw po prostu budzik o określonej porze i jak tylko zadzwoni wyciągnij kalendarz i usiądź do planowania.

Zanim jednak ustawisz budzik zastanów się, kiedy w ciągu dnia masz takie 15 minut, które mogłabyś wykroić na rzecz planowania? Może wieczór przed pójściem spać? U nas działa to świetnie, po wieczornej pielęgnacji wyciągamy kalendarz i planujemy kolejny dzień. A może poranki są u Ciebie wolniejsze, lub możesz dołączyć planowanie dnia do swoich porannych rytuałów? Zamiast przeglądania facebooka, możesz stworzyć plan dnia. Zastanów się kiedy mogłoby to być. Z doświadczenia też możemy Ci podpowiedzieć,  że na początku wieczorna pora nam przynajmniej nie sprzyjała przy budowaniu nawyków. Wieczorem możesz być zmęczony/a i nie mieć siły i ochoty, by planować. To jest jednak czynność, który wymaga zastanowienia się i skupienia. Więc jeśli możesz to przynajmniej na początku, spróbuj planować o poranku. O poranku są mniejsze szanse, że inne sprawy i osoby dojdą do głosu i zarzucą Cię swoimi sprawami. O poranku masz względny spokój. Możesz nawet wstawać trochę wcześniej, zanim wstaną domownicy i wtedy podjąć się planowania. Ale oczywiście wybierz taką formę jaka będzie dla Ciebie najlepsza.

2. UŁATWIAJ SOBIE PLANOWANIE. Czasami, by pamiętać o planowaniu wystarczy położyć planer przy łóżku. Czyli ułatwić sobie wykonanie tej czynności. Pomyśl co mogłoby Cię wesprzeć w tym, by planowanie weszło Ci w krew. Nas wspierało swego czasu to, że mieszkałyśmy we dwie i wspólnie każdego dnia robiłyśmy plan. Jedną drugiej przypominała i zachęcała. Poszukaj takiego rozwiązania dla siebie. Może ktoś z Twojego otoczenia również chciałby zacząć planować dzień. Może mama, może przyjaciółka, czy partner. Umówcie się, że codziennie wieczorem albo telefonicznie albo na żywo, jeśli mieszkacie razem, będziecie rozmawiać o swoich planach. To może Cię zmotywować do tego, żeby ruszyć do działania.

Więcej o wprowadzeniu nawyku planowania znajdziesz tutaj: https://ulanskie.pl/2019/10/14/jak-nie-odpuszczac-planowania/

Jak podobał Ci się artykuł? Daj znać czy jest tutaj metoda, sposób, który Ci się spodobał i, który wypróbujesz u siebie? Czekamy na Twoje odpowiedzi.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *