Jak wydłużyć swoją dobę? Jak realnie oszacować czas, który potrzebuję do realizacji danego projektu, czy zagadnienia? Co pomoże mi być bardziej skoncetrowaną/ym? Jak określić gdzie robię błędy przy planowaniu? Dziś druga część artykułu na temat planowania i efektywności.

Pierwszą znajdziesz pod tym linkiem: https://ulanskie.pl/2019/10/21/planowanie-nawyki-efektywnosc/

1. PLANOWANIE OD TYŁU

Czasami zadanie, projekt który mamy do zrealizowania jest na tyle długi, wymagający i złożony, że naprawdę trudno określić i przewidzieć kiedy, co, ma być zrealizowane. Jest jednak pewien sposób, który nam ułatwia planowanie. Swego czasu kiedy organizowałyśmy sesje stylizowane (czy później stosowałyśmy ten sposób do większych i mniejszych przedsięwzięć) to to podejście bardzo nam pomagało przede wszystkim w tym, by plan który stworzymy, wszystkie terminy, były jak najbardziej realne.

O koncepcji planowania od tyłu dowiedziałyśmy się kilka lat temu bodajże z jednej z książek Briana Tracy’ego. Na czym polega ta koncepcja?

Wyobrażasz sobie w głowie sfinalizowany cel, rezultat swoich zadań, dla przykładu zostańmy przy sesji stylizowanej. Efekt końcowy to zdjęcia, piękny reportaż, który trafia na naszego maila, przesłany od fotografa. To jest ostatni, końcowy etap całego projektu związanego z organizacją takiej sesji. To co ważne, to że oprócz samego rezultatu określamy datę kiedy ma się ten rezultat pojawić. Czyli jeśli chcemy na początku czerwca mieć gotowe zdjęcia to cofamy się od tego właśnie momentu.

– Okres około 2-3 tygodni w którym fotograf robi selekcje, poddaje zdjęcia obróbce.

– Cały dzień trwania sesji. Przygotowania, makijaże dla modelek, przygotowanie dekoracji, stylizacja przestrzeni itd.

– Dzień przed sesją kontakt ze wszystkimi osobami biorącymi udział w sesji w celu potwierdzenia obecności.

– Tydzień przed sesją dopinanie szczegółów z dekoratorką i zakup ostatnich gadżetów.

– Dwa tygodnie przed sesją, wybór modelki, spotkanie.

– Trzy tygodnie przed sesją wybór dekoratorki, fotografa.

– Miesiąc przed wybór obiektu.

– Pięć tygodni przed stworzenie koncepcji, pomysłu na sesję, bez szczegółów, kolorów itd. ale musimy znać ogólny klimat, by wiedzieć jakiego obiektu szukać, jaką propozycję przedstawić osobom które chcemy zaprosić do współpracy.

To oczywiście przykład, bo zadań jest 3 razy więcej, ale chodziło o pokazanie tej koncepcji. I teraz spójrz co się dzieje.

Dzięki takiemu rozpisaniu ( tak, dobrze wiemy, że zajmuje to czas, ale uwierz nam, że ten sposób działa bo nie planujesz totalnie na oślep) możesz realnie określić, że tak jak w naszym wypadku realizacja sesji od pomysłu do gotowych zdjęć zajmie około 9 tygodni. Czyli wiemy, że jeśli chcemy mieć zdjęcia w czerwcu to gdzieś na przełomie marca/kwietnia zabieramy się za realizację.Wow! Realny plan.

Możesz rozpisać po prostu kamienie milowe danego projektu, przedsięwzięcia, absolutnie nie musisz tu rozpisać wszystkich mini zadań.

Natomiast ile razy jest tak, że się przeliczysz? Nie doszacujesz czasu, który jest Ci niezbędny do wykonania zadania i koniec końców nie realizujesz go w terminie, albo porzucasz na dobre.

W naszym przypadku często popełniałyśmy błąd dotyczący tworzenia artykułów lub publikacji materiałów video na youtube. Planując te czynności brałyśmy w zasadzie tylko przygotowanie kontentu i czas nagrania/napisania. I teraz gdzie tu jest błąd? Nie brałyśmy np. pod uwagę czasu na ( w przypadku video) renderowanie filmu, co w przypadku naszych długich materiałów video wynosił nawet 1.5h. Dodamy, że w czasie renderowania na naszym uprzednim komputerze nie było w zasadzie możliwe robienie czegokolwiek innego. Więc nie wzięcia tego pod uwagę przy planowaniu było dotkliwym dla nas błędem. Oprócz renderowania, czyli procesu już „mielenia” obrobionego filmu, w naszym przypadku (jesteśmy samoukami, amatorkami) dużo czasu zajmowało nam, obcinanie fragmentów filmu, wstawianie grafik itd. A na koniec dopiero mogłyśmy wgrać film na youtuba co również potrafi potrwać, opisanie filmu itd. Oczywiście, że nie brałyśmy pod uwagę czasu na rozstawienie sprzętu. I teraz popatrz co się dzieje, my optymistycznie szacowałyśmy sobie około 2h na to zadanie, a jak widzisz z opisu wyżej zajmował naprawdę dużo, dużo więcej czasu. Błędne szacowanie czasu na realizację zadania. Później poszłyśmy po olej do głowy i doskonale wiedziałyśmy ile czasu nam potrzeba na realizację różnych zadań, które robiłyśmy cyklicznie. Zarówno w zadaniach cyklicznych jak i jednorazowych metoda planowania od tyłu działaniesamowicie. Przemyślenie, wyobrażenie sobie kroków od rezultatu do momentu rozpoczęcia zadania daje naprawdę świadomość projektu i zdolność oszacowania czasu jego realizacji.

Uff, pierwszy punkt za nami 😉

2. OKREŚL CZAS NA WYKONANIE ZADANIA

Od kilku lat jeszcze nam się nie zdarzyło, żeby coś planować i nie założyć w harmonogramie czasu na realizację danego zadania. Mówi się, że jeśli nie zaplanujesz czasu na realizację zadania, to zawsze zajmie Ci to za dużo czasu. My jesteśmy absolutnymi fankami tego rozwiązania.

My robimy to na dwa sposoby.

1. Możemy określić np. całkowity czas wykonania czynności i jeśli możesz, to wykonać je od A do Z za jednym zamachem. Nie robimy tego całkiem od czapy, tylko czas ten jest wypracowany poprzez doświadczenie. I dla przykładu właśnie może posłużyć nagranie krótkiego materiału video, które nagrywane jest za jednym zamachem bez konieczności obcinania materiału, renderowania i wysłanie go czytelniczki naszego bloga. W związku z tym, że do nagrania przygotowujemy się wcześniej w dniu nagrania mamy tylko przygotować siebie, otoczenie, ustawić sprzęt, usiąść i nagrać, opublikować materiał na yt i wysłać maila. Jesteśmy w stanie oszacować i przeznaczyć na to zadanie około 2,5 -3h. Nagrywałyśmy nieraz materiały video więc wiemy ile czasu wykonujemy makijaż, a ile ustawiamy sprzęt i nawet ile czasu mniej więcej wgrywa się film o danej długości. Ty również wykorzystuj swoje doświadczenie do tego, by realnie oszacować czas trwania czynności. Dzięki temu, że realnie planujemy i przeznaczamy realną, możliwą, rzeczywistą ilość czasu dla każdego zadania zwiększamy szansę, że zrealizujemy plan całego dnia. Sam fakt tego, że założysz na zadanie zbyt krótki czas może spowodować, że cały Twój dzień się posypie.

2. Drugi sposób, to przeznaczenie na dane zadanie tylko tyle czasu ile danego dnia możemy mu zadedykować. Prawo Parkinsona mówi, że zadanie zajmie Ci tyle czasu ile na nie przeznaczysz, zaplanujesz To obecnie najczęściej przez nas stosowany sposób, z uwagi na fakt pracy etatowej i wielu obowiązków poza nią. W ciągu tygodnia na pisanie artykułu możemy poświecić na przykład 3 dni w tygodniu po 2 h. Wróć. Na pisanie artykułu, przygotowanie grafik i jego publikację. Nie jesteśmy w stanie fizycznie wyrwać więcej czasu, bo to by oznaczało rezygnację z innej rzeczy która jest dla nas ważna np., treningu – co w naszym wypadku nie ma prawa bytu. Czasami więc możemy poświęcić na dane zadanie tylko tyle czasu ile mamy do dyspozycji i to też jest porządku. Jeśli więc na przykład na naukę, czy pracę z jakimś kursem online danego dnia możesz przeznaczyć jedynie 20 minut to tak musi być, może weekend popracujesz nad nim więcej.

Niezależnie od tego, który sposób możesz zaimplementować u siebie, pamiętaj ze określenie tego czasu na wykonanie danego zadania jest naprawdę ważne, mobilizuje nas do skutecznego działania, do koncentracji. Czasami kiedy nie mamy takiego bata nad sobą w postaci właśnie czasu na realizację danego zadania, działamy naprawdę zbyt wolno, flegmatycznie i coś co moglibyśmy zrobić dobrze i sprawnie rozwlekamy na długi dni i godziny MARNUJĄC NASZ CENNY CZAS!

3. ŁĄCZ ZADANIA

To absolutnie niezbędna kompetencja jeśli zależy Ci na tym, by wycisnąć swój czas jak cytrynę. Dla nas było to przełomem kilka lat temu, kiedy postanowiłyśmy, że założymy naszego bloga, zaczniemy czytać książki, trenować i oczywiście pracować. Stało się dla nas jasne, że albo nie będziemy spać, albo znajdziemy sposób by realizować nasze plany i cele w czasie, który mamy do dyspozycji. Wtedy właśnie z pomocą przyszła koncepcja łączenia zadań. I absolutnie nie chodzi o multitasking. Jest wiele czynności w ciągu dnia, które wykonujemy mechanicznie, na autopilocie, lub naszym udziałem są wszelkiego rodzaju kolejki, dojazdy do pracy, mniejsze i większe podróże. To zadania w stylu: prania, prasowanie, gotowanie, spacery z psem, uprawianie sportu, jazda autobusem, kolejki u lekarza, w urzędach itd. To czynności, które nie zajmują naszej głowy, spokojnie podczas ich wykonywania możemy słuchać audiobooków, podcastów, wywiadów w obcym języku, uczyć się z kursów online, czytać książki, pisać posty na media społecznościowe, angażować się w kontakt, rozmowy ze swoją społecznością. Niektórzy mówią, że łączenie zadań wydłuża dobę i coś w tym faktycznie jest. Dla nas to po prostu świetne wykorzystanie czasu, świadome wykorzystywanie każdej chwili, swojej energii do ciągłego stawiania kroków naprzód. Od kilku lat naprawdę bardzo rzadko po prostu jedziemy autobusem scrollując media społecznościowe, czy stoimy na przystanku i w przestępujemy z nogi na nogę. Oczywiście czasami jedziemy po prostu autobusem pogrążone w jakichś myślach, ale to zdarza się niebywale rzadko, wtedy kiedy nie jesteśmy w stanie zrobić nic innego. Zazwyczaj każda taka chwila, każde kilka, kilkanaście minut staramy się wycisnąć, bo w ciągu doby takich małych chwil, przejściowych może uzbierać się na tyle dużo, że wyjdzie nam np, cała godzina, którą spędzamy gapiąc się w telefon.

4. PODSUMOWANIE TYGODNIA I MIESIĄCA

O tym w jaki sposób to robimy pisałyśmy tutaj: https://ulanskie.pl/2019/09/30/planowanie-tygodnia/. Dla nas ciągła obserwacja tego co robimy, jak to robimy, co robimy nie tak, a co robimy świetnie, wyciąganie wniosków jest składową naszego rozwoju i postępów w dziedzinie planowania i zarządzania sobą w czasie. Każdego tygodnia są zadania, które wykonujemy świetnie i nic byśmy w ich realizacji i zaplanowaniu nie zmieniły. Warto to zauważyć, zastanowić się co spowodowało, że tak skutecznie pracowałyśmy i jak możemy zduplikować ten sukces. To dla nas szalenie ważne. Czasami też zdarzają się porażki, potknięcia, z których potrzebujemy wyciągnąć naukę, lekcję, po ty by drugi raz podobna wpadka nam się nie zdarzyła.

Ola: Bez podsumowań nadal planowałabym treningi na godzinę 17:00 po pracy i dziwiłabym się czemu na przestrzeni tygodnia nie realizuje ich takiej ilości jaką zaplanowałam. Waliłabym głową w mur. A tak, dzięki podsumowaniom dokładnie wiem, kiedy są dla mnie największe szanse na trening i osiągnięcie tygodniowego celu treningowego. Gram tak, żeby wygrać. Dla mnie podsumowania są podstawowym narzędziem do skutecznego planowania, bo uwzględnia moją indywidualną sytuację życiową, energię, to jakim chronotypem jestem, kiedy jestem najbardziej efektywna, a kiedy najmniej, w jakich warunkach pracuje mi się najlepiej itd. To wszystko są bardzo ważne czynniki, które biorę pod uwagę, bo chcę tworzyć realne plany.

Po każdym minionym tygodniu przeznacz te 10 minut na przejrzenie swojego kalendarza, przypomnienie sobie co się działo, w jakiej byłeś/aś formie, jakie zadania były Twoim udziałem, co było sukcesem, a co należy poprawić. Wyciągnij wnioski i postaraj się nie powtarzać tych błędów przy planowaniu kolejnego tygodnia.

5. NIE PRZESKAKUJ MIĘDZY ZADANIAMI

Czasami kiedy na przykład pracujemy w domu, czy nawet w pracy niektóre osoby “wrzucają” nam jakieś zadania, prośby i krótko mówiąc przerywają naszą pracę. To szkodliwe dla naszej produktywności. By lepiej Ci to zobrazować przedstawimy Ci ćwiczenie, które poznałyśmy w kursach online Kamili Rowińskie i Bartka Popiela. To ćwiczenie świetnie obrazuje jak przeskakiwanie między zadaniami wydłuża czas wykonania każdego z nich.

Do wykonania ćwiczenia potrzebujesz: stoper, kartkę i długopis. Włącz stoper i teraz napisz swoje imię i nazwisko np. ALEKSANDRA UŁAŃSKA i kolejno cyfry – tyle ile jest liter w Twoim imieniu i nazwisku w Oli przypadku jest to 17. Zrób to w tej kolejności, najpierw litery, czyli imię i nazwisko kolejno cyfry. Wyłącz stoper i sprawdź ile czasu Ci to zajęło.

A teraz ponownie włącz stoper i zapisz imię nazwisko i cyfry ale naprzemiennie, czyli A1 L2 E3 K4 S5 A6 N7 itd. Sprawdź ile czasu Ci to zajęło.

Z pewności widzisz różnicę miedzy ćwiczeniami. Tak samo jest w Twoim życiu, jeśli nieustannie przerywasz swoje zadania to znacznie wydłużasz czas ich realizacji.

6. KOŃCZ ZADANIA

Z tym aspektem miałyśmy nie lada wyzwanie. Zadań miałyśmy multum. W związku z ich mnogością miałyśmy tendencje do skakania od zadania do zadanie, trochę tego trochę tamtego. Tu artykuł, tu video, tu mail, tu coś tam. Żadnego przy tym nie kończąc w całości. Nasza koncentracja była wystawiana non stop na próbę. Ciągle musiałyśmy wdrażać się na nowo w zadanie. Gdy tylko złapałyśmy rytm pracy danego zadania przychodził czas na kolejne i tak traciłyśmy skupienie i flow. To było naprawdę destrukcyjne, cierpiały na tym zadania i cierpiałyśmy na tym, my.

Jako, że byłyśmy i jesteśmy pasjonatkami tematu planowania, efektywności, dużo czytałyśmy i szukałyśmy informacji w tej dziedzinie. Natknęłyśmy się właśnie na ten koncept bodajże u Bartka Popiela. W każdym razie zaczęłyśmy go stopniowo wprowadzać u siebie. I na przykład tworzenie artykułu starałyśmy się wykonać w maksymalnym stopniu, ukończyć zadanie i dopiero zabrać się za kolejne. Aktualnie robimy identycznie, albo nagrywamy video, albo piszemy artykuł. Mamy tylko 2 h do dyspozycji w ciągu dnia więc 2 godziny koncentrujemy się na jednym zadaniu i staramy się zrobić je w całości jeśli to możliwe. Nie robimy także, ze godzinę video i godzinę artykuł bo to bez sensu. Potrzebujemy czasu, żeby wdrożyć się w każde zadania, by się w nie wczuć i zanim to zrobimy czystej pracy zostaje nam zaledwie trochę. Skakanie od zadania do zadania i nie kończenie ani jednego ani drugiego jest wrogiem koncentracji i efektywnej pracy.

Do tego stopnia wzięłyśmy sobie do serca ten koncept i widziałyśmy pozytywne jego skutki, że w pewnym momencie pracy nad GOTOWYMI NA ŚLUB wprowadziłyśmy dni dedykowane określonym czynnościom, czy rodzinom czynności. Na przykład osobny dzień na jakieś spotkania na żywo, czy online. Jeden dzień przygotowanie całego artykułu od pomysłu po realizacje, publikację, wysłanie newslettera i powiadomienie społeczności o nowy materiale, lub zaplanowanie daty publikacji. Osobny dzień stricte na video, jechałyśmy jednego dnia w świetne miejsce, do takiego jakby studia i nagrywałyśmy w jeden dzień każda po 2-3 materiały video i był spokój na jakiś czas. Łatwiej jest popłynąć na fali danego zadania i zrobić jego maksymalny zakres, niż nieustannie wdrażać się w kolejne zadanie.

Tobie również polecamy takie podejście, jeśli tylko możesz wykonać jakieś zadanie nieprzerwanie do samego końca to zdecydowanie zrób to.

Za nami druga część artykułu, Pierwszą przeczytasz tutaj: https://ulanskie.pl/2019/10/21/planowanie-nawyki-efektywnosc/ Daj znać w komentarzu jak Ci się podobał? I koniecznie napisz, co zdrożysz u siebie. Jeśli masz jakieś techniczne pytanie, dotyczące Twojej indywidualnej sytuacji, to napisz w komentarzu chętnie doradzimy.

Wszystkiego dobrego!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *